Twin · post-awardPROJEKT-MANAGEMENT*
Die Förderung ist bewilligt. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Auflagen aus dem Zuwendungsbescheid, Stundennachweise der Mitarbeitenden, Rechnungen mit Zahlungsbelegen, Fortschrittsberichte und schließlich der Verwendungsnachweis.
Twin baut die Akte auf, während das Projekt läuft, damit die Unterlagen für den Verwendungsnachweis bereits vorliegen.
*In Entwicklung · was das bedeutet
Bewilligt ist nicht abgeschlossen
Die Bewilligung ist die halbe Arbeit. Der Nachweis entscheidet, was Ihnen bleibt.
Die Akte gerät aus dem Blick
Nach der Bewilligung geht das Projekt in die Umsetzung. Die Auflagen aus dem Zuwendungsbescheid landen in einem Postfach, und niemand ist ausdrücklich für die Nachweisführung verantwortlich.
Belege sammeln Sie im Nachhinein
Rechnungen, Zahlungsbelege, Angebote und Stundennachweise sind über Buchhaltung, Postfächer und Projektordner verteilt. Beim Verwendungsnachweis beginnt die Rekonstruktion.
Compliance hängt an Disziplin
Berichtsfristen, Mitteilungspflichten bei Änderungen, Publizitätspflichten: alles steht im Zuwendungsbescheid. Die Überwachung hängt am Kalender desjenigen, der daran denkt, und das zeigt sich meist erst bei der Stichprobe.
Vom Karton voller Unterlagen zur geordneten Akte
Der Kunde liefert, wie es kommt. Twin liest jedes Dokument, erkennt, was es ist, ordnet es der richtigen Stelle zu und legt fehlende Unterlagen zur Nachfrage beim Kunden bereit.
* Konzeptdarstellung: Dieser Teil der Plattform ist in Entwicklung, Aussehen und Funktion können sich ändern.
Von der Feststellung zur versandfertigen E-Mail
Die offenen Punkte aus der Akte werden zu einer konkreten E-Mail an den Kunden, bereit zum Gegenlesen und Versenden.
* Konzeptdarstellung: Dieser Teil der Plattform ist in Entwicklung, Aussehen und Funktion können sich ändern.
Von der Bewilligung bis zum Verwendungsnachweis
Der Zuwendungsbescheid wird zur Arbeitsliste
Die Auflagen aus dem Bescheid übersetzt in Aufgaben, Fristen und Verantwortliche. Berichtstermine, Mitteilungs- und Publizitätspflichten sind ab Tag eins eingeplant.
Stundennachweise, die stimmen
Zeiterfassung pro Mitarbeitendem und pro Arbeitspaket, im Format, das der Fördergeber akzeptiert. Bei der Prüfung passen die Stunden zur Lohnbuchhaltung.
Rechnungen, Zahlungsbelege und Angebote
Jeder Beleg verknüpft mit der Budgetposition, zu der er gehört. Eine Rechnung ohne Zahlungsbeleg fällt sofort auf, und der Angebotsvergleich liegt bei, wo das Programm ihn verlangt.
Fortschrittsberichte aus der Akte
Zwischenberichte aufgebaut aus dem, was bereits vorliegt: Stunden, Kosten und Fortschritt pro Arbeitspaket. Rechtzeitig, im Format des Fördergebers.
Änderungen rechtzeitig gemeldet
Läuft das Projekt anders als geplant, sehen Sie das früh. Einen Änderungsantrag stellen Sie, bevor daraus eine Rückforderung wird.
Compliance und Prüfung
Eine Akte, die die Stichprobe besteht: vollständig, nachvollziehbar und prüfbar. Bereit für den Prüfungsvermerk des Wirtschaftsprüfers beim Verwendungsnachweis.
In Entwicklung: Was bedeutet das?
Ehrlich gesagt: Dieser Teil der Plattform ist noch kein fertiges Produkt. Twin unterstützt heute den Antragsprozess, vom Erkennen bis zum Einreichen. Das Projektmanagement nach der Bewilligung bauen wir jetzt, Schritt für Schritt, gemeinsam mit Fördermittelberatern und internen Fördermittelteams.
Die Basis steht bereits: Projektstruktur, Budget und Wissensbasis aus der Antragsphase bilden das Fundament, auf dem die Nachweisakte aufbaut.
Arbeiten Sie täglich mit Bewilligungen, Prüfungen und Verwendungsnachweisen? Dann bestimmt Ihre Praxis mit, was wir bauen, und in welcher Reihenfolge.