WBSO 2027: wijzigingen, deadlines en voorbereiding

Loop je WBSO-klanten na op twee punten: gebruikt de onderneming het forfaitaire S&O-uurloon, en valt een project nu onder de farmaciebrief? Daar zitten voor 2027 de veranderingen die aandacht vragen. Voor softwareprojecten blijft een scherpe afbakening van het eigen ontwikkelwerk nodig.

De Prinsjesdagbrief van 15 september bevestigt dat de tarieven en de schijfgrens gelijk blijven. Een bredere verruiming voor programmatuur laat nog op zich wachten. Hieronder staan de wijzigingen, de deadlines en de controles voor je volgende aanvraag.

Wat verandert er in 2027

De tarieven zijn achtereenvolgens het tarief in de eerste schijf, het starterstarief in die schijf en het tarief boven de schijfgrens. Bronnen: Prinsjesdagbrief WBSO 2027, Fiscale verzamelwet 2027, RVO: fiscaal voordeel en RVO: vervallen farmaciebrief.

Het hogere uurloonforfait is nog een voorstel. Het geldt voor ondernemingen met personeel die twee jaar eerder geen S&O-verklaring hadden. Bij 1.500 S&O-uren en toepassing van het kostenforfait zou de S&O-grondslag stijgen van € 58.500 naar € 64.500. Controleer de stand van het wetsvoorstel voordat je het hogere bedrag in een berekening gebruikt.

Farmacieprojecten moet je opnieuw langs de gewone criteria leggen. Een project dat onder de farmaciebrief in aanmerking kwam, kwalificeert vanaf 2027 niet automatisch opnieuw. Bespreek tijdig met de klant welk eigen ontwikkelwerk of technisch-wetenschappelijk onderzoek je kunt onderbouwen.

Drie deadlines voor je planning

Voor ondernemingen met personeel zijn dit de belangrijkste data:

• 30 september 2026: laatste datum voor een extra aanvraag voor oktober tot en met december 2026. Verwacht een klant meer S&O-uren of kosten dan in totaal aangevraagd, neem die dan mee voor de resterende periode. Achteraf aanvragen kan niet. Er geldt een maximum van vier aanvragen per kalenderjaar.
• 20 december 2026: uiterste indieningsdatum voor een aanvraagperiode vanaf 1 januari 2027. Dit is een zondag. Plan de indiening op vrijdag 18 december, wanneer de helpdesk van RVO bereikbaar is.
• 31 maart 2027: uiterste datum voor de mededeling realisatie over 2026: de S&O-uren en, bij werkelijke kosten, de kosten en uitgaven.

Elke aanvraagperiode loopt door tot en met 31 december. Neem dus de uren voor de hele resterende periode mee. Voor het gemiddelde S&O-uurloon van 2027 gebruikt RVO de gegevens van 2025; lever de burgerservicenummers aan van de medewerkers die toen S&O verrichtten. Zonder S&O-verklaring in 2025 geldt het forfait. Zie de WBSO-handleiding en RVO-kalender.

Software: maak het eigen ontwikkelwerk concreet

Bij een softwareproject wil RVO zien welk technisch probleem de onderneming zelf oplost. Beschrijf het knelpunt, de eigen oplossingsrichting en de technische onzekerheid. Een functionele wens of de implementatie van bestaande software is daarvoor onvoldoende. Dat een toepassing nieuw is voor de klant, maakt de ontwikkeling nog niet technisch nieuw.

Houd ook de urenafbakening scherp. Implementatie en configuratie bij klanten vallen buiten het S&O-werk. Technisch testen kan meetellen voor zover het onderdeel is van de eigen S&O-ontwikkeling. De toelichting in het projectformulier programmatuur en de WBSO-handleiding vormen hiervoor het uitgangspunt.

Voor AI komt er in 2027 geen aparte verruiming. De minister onderzoekt een bredere aanpassing van de afbakening van programmatuur. Wijzigingen in de regeling worden op zijn vroegst in 2028 verwacht, wetswijzigingen waarschijnlijk in 2029. AI-projecten kunnen nu al in aanmerking komen als ze aan de bestaande criteria voldoen. Zie de Prinsjesdagbrief.

De aanvraag voorbereiden in Twin

RVO vraagt per project een apart projectformulier. In Twin maak je daarvoor één document per S&O-project, binnen het project van de klant. Je kiest het documenttype dat bij de ontwikkeling past: programmatuur, een fysiek product, een productieproces of technisch-wetenschappelijk onderzoek.

De voorbereiding bestaat uit drie stappen:

1. Verzamel de bronnen. Voeg de intakenotities, het ontwikkelplan, de vorige aanvraag en de toekenningsbrief toe. Neem bij een vervolg ook een actuele statusnotitie mee.
2. Beoordeel het plan. Twin brengt de knelpunten en oplossingsrichtingen bij elkaar. Controleer of ze uit de bronnen volgen en bij elkaar passen. Vul ontbrekende informatie samen met de klant aan voordat je het plan goedkeurt.
3. Controleer de export. Download het ingevulde RVO-projectformulier als PDF en de tekst als Word-bestand. Bespreek het document met de klant en controleer na het importeren ook de velden in het RVO-portaal. Je dient de aanvraag daar zelf in.

RVO heeft voor 2027 meer ruimte in het formulier aangekondigd. Controleer bij de start welke versie beschikbaar is. De volledige werkwijze staat in één document per RVO-projectformulier.

Drie controles bij een vervolgaanvraag

Neem een eerder toegekend project niet ongewijzigd over. Controleer bij iedere vervolgaanvraag:

• Projectgegevens: behoud de oorspronkelijke startdatum en het projectnummer. De fasering bevat de werkzaamheden voor de nieuwe aanvraagperiode.
• Voortgang: beschrijf in Update project wat is bereikt, wat is gemeten en wat is gewijzigd.
• Openstaande knelpunten: opgeloste knelpunten horen bij de voortgang. Bij de technische knelpunten blijven alleen de punten staan waaraan de onderneming nog werkt.

Past een wijziging niet meer binnen de oorspronkelijke projectopzet, dan moet je die volgens RVO als een nieuw project aanvragen.

Heeft een klant meerdere ontwikkelingen? Beoordeel eerst de indeling in afzonderlijke S&O-projecten. Komt er na indiening een vragenbrief van RVO, werk dan verder vanuit het ingediende document. Bewaar de antwoorden als bron voor de volgende aanvraag.

Zet dit nu klaar

Actualiseer de klantdossiers, bespreek welke technische knelpunten nog openstaan en leg de indienmomenten vast. Zet 30 september in de agenda voor extra aanvragen over 2026 en plan de aanvragen voor januari uiterlijk op 18 december. Zo blijft er vóór de deadline tijd om ontbrekende informatie bij de klant op te halen.