Je hebt met AI een projectplan aangescherpt. De klant heeft de inhoud gecontroleerd, de begroting klopt en de aanvraag is klaar. Dan vraagt een collega: moeten we eigenlijk vermelden dat we AI hebben gebruikt?
Een logische vraag, waarop het antwoord per financier verschilt. We bekeken de openbare regels van Nederlandse en buitenlandse subsidieverstrekkers. Er is op veel plekken ruimte voor ondersteuning met AI. Maar wat je moet melden, welke informatie je mag invoeren en hoeveel werk je mag uitbesteden, ligt niet overal hetzelfde.
Dit overzicht beschrijft de stand op 15 september 2026. Controleer bij een nieuwe aanvraag altijd de voorwaarden van de betreffende ronde.
Schrijven en beoordelen zijn verschillende rollen
Een regel voor een beoordelingscommissie geldt niet automatisch voor de adviseur die de aanvraag helpt schrijven. Dat onderscheid is belangrijk wanneer je een bericht tegenkomt dat een financier AI verbiedt.
NWO laat bijvoorbeeld verantwoord gebruik bij het schrijven toe, terwijl generatieve AI bij de inhoudelijke beoordeling volledig is uitgesloten. Die regels staan naast elkaar in hetzelfde NWO-beleidsdocument.
Nederland: NWO geeft ruimte, met voorwaarden
Bij NWO blijft de aanvrager verantwoordelijk voor de inhoud, ook wanneer AI eraan heeft meegewerkt. Controleer daarom feiten, verwijzingen en volledigheid. NWO verwacht transparantie over het gebruik en vraagt bronvermelding als AI als bron is gebruikt. Vertrouwelijke informatie invoeren wordt afgeraden. De richtlijn bevat geen expliciete uitzondering op transparantie voor alleen taalcorrectie. NWO-beleid, januari 2025.
De ZonMw Open Competitie 2026 verwijst naar dat beleid. Daarmee is nog niet vastgesteld dat iedere ZonMw-regeling dezelfde voorwaarden hanteert.
Voor RVO en de regionale programma's SNN, OPZuid, EFRO Oost en Kansen voor West konden we in de onderzochte openbare informatie geen algemene AI-regel bevestigen. Onze controle omvatte gerichte zoekopdrachten en aanvraaginformatie, waaronder de SNN-instructie voor Valorisatie en de FAQ van Kansen voor West. Niet alle callbijlagen en besloten portalen zijn onderzocht.
Geen gevonden regel is geen toestemming zonder voorwaarden. Controleer de specifieke openstelling en vraag de uitvoerder zo nodig schriftelijk hoe deze met AI-gebruik omgaat.
Horizon Europe: vertel welke tool je gebruikte
Het standaardaanvraagmodel voor Horizon Europe RIA- en IA-projecten is duidelijk: aanvragers moeten aangeven welke AI-tools zijn gebruikt en hoe. Ook moeten zij de inhoud en bronverwijzingen controleren en rekening houden met plagiaat en beperkingen van de tool.
De verantwoordelijkheid blijft bij de aanvragers. Gebruik dus een toelichting die beschrijft wat er werkelijk is gedaan. Alleen “taalcorrectie” vermelden past niet wanneer AI ook argumentatie heeft ontwikkeld of bronnen heeft samengevat.
De template van je eigen call blijft leidend. Deze instructie kun je niet zomaar toepassen op iedere Europese subsidie. Horizon Europe-aanvraagmodel, versie 5.1 van januari 2026.
Verenigd Koninkrijk: minimaal en substantieel gebruik
UKRI, waar ook Innovate UK onder valt, verwacht transparantie bij substantieel AI-gebruik. Minimaal gebruik, zoals vertalen, taal verbeteren, opmaken of inkorten, hoeft niet gemeld te worden. Een samenvatting laten genereren of hypotheses helpen ontwikkelen noemt UKRI juist als voorbeelden van substantieel gebruik.
Aanvragen of onderdelen zonder menselijke betrokkenheid genereren mag niet. Ook is AI tijdens aanvraaginterviews verboden. De toestemming om aan een tekst te werken loopt dus niet vanzelf door naar het gesprek met de financier. UKRI-beleid, bijgewerkt op 6 juli 2026.
Andere Britse programma's kunnen strenger zijn. Bij NSIP Call 3 van de UK Space Agency mag AI ondersteunen, maar de aanvraag niet substantieel ontwikkelen. Tool en toepassing moeten worden gemeld. NSIP Call 3, paragraaf 5.2.
Duitsland: inhoudelijke invloed maakt verschil
Bij DFG is generatieve AI in beginsel toegestaan. Heeft het gebruik invloed op de wetenschappelijke inhoud, dan moet je toelichten welke AI is ingezet, met welk doel en in welke omvang. Alleen grammatica, stijl, spelling of vertaling zonder inhoudelijke invloed is uitgezonderd. Je hoeft niet iedere betrokken tekstpassage apart te markeren. DFG-toelichting voor aanvragers.
Ook beoordelaars mogen sinds maart 2026 onder voorwaarden ondersteunende AI gebruiken. Hun inhoudelijke oordeel blijft hun eigen verantwoordelijkheid, met eisen aan vertrouwelijkheid en transparantie. Oudere berichten over een algemeen DFG-verbod voor beoordelaars zijn daardoor achterhaald. DFG-richtlijn voor beoordeling, maart 2026.
Polen: kijk naar de afzonderlijke financier
Onderzoeksfinancier NCN staat ondersteuning toe bij onderdelen zoals samenvattingen, illustraties, vertaling en taalcorrectie. De aanvrager moet alle inhoud zorgvuldig controleren en blijft verantwoordelijk. Het korte beleidsstandpunt bevat geen expliciete meldplicht. Generatieve AI bij inhoudelijke beoordeling door experts is wel verboden. NCN-standpunt, gepubliceerd in mei 2025.
Dat zegt niet wat mag bij alle Poolse bedrijfssubsidies. Financier PARP heeft bijvoorbeeld eigen expertvoorwaarden. Daarin is AI alleen voor neventaken toegestaan, zonder invloed op de inhoudelijke beoordeling. Aanvraagstukken mogen niet naar externe tools. Deze voorwaarden geven geen algemene toestemming aan aanvragers. PARP-expertvoorwaarden, bestandsversie juli 2026.
Maak drie afspraken voordat je begint
De vergelijking levert een praktisch vertrekpunt op voor je bureau:
- Controleer de spelregels per aanvraag. Bewaar de gebruikte versie en bespreek eventuele onduidelijkheid voordat het schrijfwerk begint.
- Spreek af welke informatie je mag gebruiken. Denk aan persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie en stukken van partners. Toestemming om AI te gebruiken beantwoordt nog niet welke documenten daarvoor geschikt zijn.
- Leg vast wie controleert en wat je meldt. Noteer de gebruikte tool, de taken en de menselijke controle. Daarmee kun je een feitelijke toelichting geven wanneer een financier daarom vraagt.
Bij Twin zien we AI als ondersteuning van het vak van de subsidieadviseur. De waarde van dat vak blijft zichtbaar in de keuzes die je maakt, de vragen die je stelt en de onderbouwing die je met je klant controleert. Daar verandert een snellere manier van schrijven niets aan.